HOW TO COMPLAIN, AND WRITE A LETTER OF COMPLAINT

Everyone has consumer rights. You have the right to know what you will receive before you pay for a product or service. When you are not satisfied, you have to make a complaint to get your money back or to have the product replaced.

BEFORE COMPLAINING

Review what happened and think about your options and rights. Consider the facts of the case, and what you want to happen. If you are not sure what your rights are, or how to proceed, contact a consumer group and discuss the situation. Talking with such an organization may help you decide how to handle the problem. Pay attention to all printed information you have about the case, such as ads you responded to, brochures, warranty, guarantee, all letters between you and the business and any other papers you received from the company, including agreements, instructions, receipts and billing statements. If you signed a contract, read it carefully and ask the company for explanations of anything you don’t understand. The contract or warranty may limit your options or provide you with certain rights. Decide what you want from the company, such as repair or replacement of the item, a refund, an exchange, a credit, a correction of the company’s records, or the payment of damages. Consider whether a compromise would be acceptable. It may be easier to resolve the complaint if you agree to a settlement that falls short of a full refund.

COMPLAIN AS SOON AS POSSIBLE

The sooner you complain, the better your chances for a satisfactory settlement. Some store refund policies allow you to return items if you do so within a few days. If you wait too long to return the item you will lose the right to get your money back. In addition, it can be difficult to defend your position if you wait a long time to complain.

HOW TO GET STARTED

First of all, you have to clearly present your problem. If you fail to communicate effectively, it will be more difficult to resolve the complaint. When you contact the company, have all the relevant information at hand: a description of the item, any date to help the company identify your purchase (receipt, billing statement, purchase order number, billing statement, invoice, etc.). Explain clearly and briefly what’s wrong and what you want the company to do.

Do not get emotional: speak calmly and politely. If you make the complaint handler’s job harder by getting angry, that person is likely to respond negatively to you.

Make notes about all conversations you have about the complaint, including the names of everyone at the company you spoke to, when you spoke to them and what they said.

You can complain by phone, in-person or by mail. As a general rule:
1.    Phone first to tell the company about the problem and to try to resolve it.
2.    Go to the company to return the purchase or when there is a need to meet with someone to examine the item, receipts or statements.
3.    Write letters as soon as you realize it will take a while to get the problem resolved

WRITING A COMPLAINT LETTER

Sometimes problems can be resolved with one call or visit. But when you realize that you are going to have problems with your complaint, start putting things in writing. Sometimes businesses ignore complaints until they see them in writing.

Letters are important for these reasons:
•    To create a written record of your complaint with the company.
•    To preserve your rights under law.
•    To make sure the business understands your side of the story.
•    To lay the groundwork for a future legal case or defense.
•    To let the company know you are serious about pursuing the matter.

If your first letter does not bring a response, send a second and contact someone higher up in the company. If the salesperson can’t help you, ask to speak to a supervisor or store manager, and then the owner or the company’s headquarters.

In most cases, you do not need to send letters by certified or registered mail. However, if the company has ignored your letters or claims it never received them, consider paying for a mail receipt that will provide proof that delivery was made.

————————————————

Levelet kapni valószínűleg mindnyájan szeretünk. Levelet írni viszont fárasztó, ezt inkább halogatni szoktuk. És különben is, az e-mailek, az sms-ek és chatelés korában ki ír még levelet? Akinek valami hivatalos ügye van – és az, aki nyelvvizsgázik. A levélírás gyakorlatilag minden nyelvvizsga elmaradhatatlan része. Hogyan készüljünk rá?

Először is, különböztessük meg a baráti és a hivatalos leveleket. A baráti, informális levelek szinte minden vizsgán szerepelnek, a hivatalos, formális leveleket viszont csak néhány vizsgán és bizonyos szinteken kell írni. Ezúttal csak a baráti levelekre szeretnénk koncentrálni.

Természetesen a baráti levelek tűnnek a könnyebbnek. Valóban, itt kevés a kötöttség. A formára nem kell különösebben ügyelni – megint csak emlékeztetnénk arra, hogy már szinte mindenki elektronikus formában levelez. Ezért elég, ha a jobb felső sarokba felírod a dátumot, aminek a helyes leírása ugyan okozhat gondot (sorszámnév, nagybetű pl. 21st June 2015 vagy 15th March 2015), de az is tökéletes megoldás, ha a három számot, dőlt vonallal elválasztva leírod egymás mellé (21/06/15 vagy 15/03/15), ebben már tényleg nincs semmi nehézség.

A megszólítás is egyszerű, tudod, vagyis kitalálod, hogy kinek írsz, és megnevezed őt (Dear Kate, vagy Dear Paul,). Figyelj rá, hogy a magyarral ellentétben nem felkiáltójelet teszünk a megszólítás után, hanem csak vesszőt. Mellesleg a felkiáltójelek használatával egyébként sem árt óvatosan bánni, angolban ritkábban használják, tényleg csak akkor, ha erős érzelmeket, indulatokat akarnak kifejezni. Ha túl sok felkiáltójelet használsz, azzal azt a benyomást kelted, mintha folyamatosan kiabálnál. A megszólítás mindig a bal oldalra kerül. A „My dear friend” és a „My beloved cousin”-hoz hasonló, magyarból fordított megszólítások is furcsán hatnak, inkább kerüld őket.

A levél elkezdéséhez begyakorolhatsz, megtanulhatsz néhány formulát: „Thank you for your letter. I was really happy to hear from you.” „I’m sorry I haven’t written for a long time but I’ve been very busy.” Ezek kellenek ahhoz, hogy valahogy elkezdődjön a levél, de túl sok figyelmet nem érdemes fordítani rájuk, mert a javítók az értékelés során elsősorban az eredeti tartalmat figyelik, a könnyen betanulható bevezető és elköszönő mondatok szükségesek ugyan, de igazából nem nyomnak sokat a latban.

 Magánál a levélírásnál először természetesen az utasításokat kell áttanulmányozni, és érdemes átgondolni, hogy melyikre nagyjából mit tudsz írni, milyen ötleteid, gondolataid vannak. Fontos, hogy még ha röviden is, de térj ki minden utasításra, azt azonban eldöntheted, hogy melyikre térsz ki részletesebben, melyikről érzed úgy, hogy többet, bővebben tudsz írni. Lehet, hogy remek ötleteid, nagyszerű gondolataid támadnak a témáról, de ha nem tökéletes még az angolod, és ez valószínűleg így van, akkor nem biztos, hogy jól át is tudod ültetni őket angolra. Bizony ezt is figyelembe kell venni, és emiatt kompromisszumokat kötni: nem feltétlenül azt kell írni, amit igazából szeretnél, hanem azt, amit jól le is tudsz írni angolul. A kompromisszumba az is beletartozhat, hogy nem feltétlenül mondasz igazat, például kitalált történetet mondasz el arról, hogy hol is nyaraltál, vagy mi a kedvenc filmed. Figyelj arra, hogy amennyire csak lehet, ne a magyar szerkezeteket, gondolkodásmódot próbáld angolra fordítani, mert a mondatszerkezetek és a kifejezések mások lehetnek. Kicsit szélsőséges példát hozva, ha azt a javaslatot teszed magyarul, hogy „mi lenne, ha étteremben vacsoráznánk?” az angolul úgy hangzik, hogy „How about dining out?” vagy esetleg „Why don’t we have dinner in a restaurant?”, de semmiképpen sem úgy, hogy „What would happen if we had dinner in a restaurant?”. Magyarról angolra fordítás már nem szerepel a vizsgákon, a levélírásnál pedig csak kijelölik az utat az utasítások, nem kötik meg a kezed.

Próbálj meg tehát abból építkezni, amit tudsz angolul, a már általad ismert és begyakorolt mondatszerkezetekből, fordulatokból igyekezz összerakni valamit. Emiatt a szótározással is vigyázz, még ha megengedett is az adott vizsgán, nem biztos, hogy a szó, amit egy magyar—angol szótárban találsz, a konkrét helyzetre vonatkozóan azt fejezi ki, amire te gondoltál. Olyan levelet úgysem tudsz írni, ami azt a hatást keltené, hogy jobban tudsz angolul, mint amennyire valójában. Arra törekedhetsz csak, hogy a lehető legtöbbet megmutasd a tudásodból, ezért próbálj meg minél több olyan kifejezést beilleszteni a levélbe, amit már megtanultál, aminek a használatát már ismered. Az olyan kifejezések például, mint az „it’s not my cup of tea” vagy az „it’s raining cats and dogs” a mindennapi életben nagyon közhelyesnek, elcsépeltnek hatnak, de a vizsgán azért jól mutatnak, a javító láthatja, hogy felkészültél, tanultál a vizsgára.

Vannak olyan kifejezések, amelyek nagyon sokfajta levélbe beilleszthetők, ezeket érdemes összegyűjteni, tanulmányozni a készüléskor: „let me put it this way”, „on the other hand” „let’s not forget that”, „there is another side of the coin”. A mondatokat, tagmondatokat összekapcsoló kötőszavakat is összegyűjtheted: „however”, „moreover”, „besides” „still”, stb. A megoldások értékelésénél használnak olyan tudományosan hangzó kifejezéseket is, mint például a kohézió. Ez azt jelenti, hogy a leveled gondolatmenete legyen folyamatos, a mondatok kapcsolódjanak egymáshoz, ne csak úgy hirtelen ott teremjen egy mondat a semmiből, aminek semmi köze az előzőhöz. Ebből a szempontból fontosak az előbb említett kötőszavak és kifejezések.

A szavak és a kifejezések tanulása mellett a készülésnél érdemes az úgynevezett funkciókra is figyelni, átismételni hogyan lehet tanácsot adni és kérni, meghívni valakit valahova, szívességet kérni vagy ajánlani, stb.

Ha bizonytalan vagy valamiben, akkor mindig az egyszerűbb megfogalmazásra törekedj. Inkább legyen a leveled egy kicsit egyszerű, de érthető és nagyjából helyes, egy jó átlagos pontszámot arra is kaphatsz. Ha viszont megpróbálsz valami túl bonyolultat elmondani, lehet, hogy nem sikerül és zavaros, hibás szerkezetekkel lesz tele a levél, megérteni sem lehet majd rendesen. Másrészt a hibáktól sem kell túlzottan félni; ha nem vagy valamiben száz százalékig biztos, attól még leírhatod, a sikeres vizsgához nem a tökéletesség szükséges, az értékelésnél pedig nem a hibákat számolgatják, hanem azt nézik, mennyit tudtál megmutatni a tudásodból, és az ügyes, de nem teljesen tökéletes próbálkozásokat is pozitívan értékelik.

A befejezésre, az elköszönésre az vonatkozik, amit már a levél elkezdésénél mondtunk, megjegyezhetsz egy-két mondatot, kifejezést, pl. „Looking forward to hearing from you soon”, „Best wishes”, de az a lényeg, hogy elmondj mindent, amit kell, és amit tudsz, majd valahogy zárd le a levelet.

Természetesen, mint mindenben, itt is a gyakorlat teszi a mestert, ezért gyakorlásképpen írj leveleket. Először, ha lehet, válassz olyan témát, amiről szívesen írsz, hogy megjöjjön az íráshoz a kedved, ettől hátha sikerélményre is szert teszel. Később azonban tudatosan vegyél elő olyan témákat is, amelyek nem annyira testhezállóak, hogy begyakorold azt is, hogyan tudsz valamit írni akkor is, ha netán a vizsgán kapott feladat témája kellemetlen meglepetést okoz. Végül pedig, ha lehet, írj úgy, hogy azt te is élvezd, sőt, ha netán eredetiséget és humort is sikerül belevinned az írásba, akkor azt bizonyára a javítók is értékelni fogják a gyakran bizony sablonos, unalmas levelek javítása közben…