Hogyan írjunk hivatalos levelet – néhány apró formai tanács és hasznos mondat

1. A te címed jön ide

2. Ide jön annak a személynek a neve/titulusa/cégnek a neve, akihez a levél szól

3. Dátum: nap, hónap, év

4. Bevezetés

5. Befejezés

6. A te aláírásod jön ide

Nézzük először a legfontosabb formai szabályokat:

• a megszólítás után nem kell semmilyen írásjel
• a nem hivatalos levéllel ellentétben, itt NEM LEHET összevont alakokat használni (it’s, we’re, didn’t, stb.), csak rendesen külön írva: DO NOT, IT IS, stb.
• ha nem ismered a személyt, akinek írsz, akkor a megszólítás: ‘Dear Sir or Madam’ és a levelet a következőképpen fejezd be: ‘Yours faithfully’ (Amerikai angolban: ‘Sincerely yours’ vagy ‘Truly yours’)
• ha tudod a nevét a személynek, akihez írsz, akkor így szólítsd meg: ‘Dear Mr/Miss/Ms/Mrs Williams’ és így fejezd be: ‘Yours sincerely’ (Amerikai angolban: ‘Sincerely yours’ vagy ‘Truly yours’)

Íme néhány hasznos kifejezés és mondat, amiket fel tudsz használni, ha hivatalos levelet szeretnél írni:

Az eleje és a vége

Dear Sir/Madam – Tisztelt Uram/Hölgyem
Dear Mr/Ms/Mrs/Miss Jones – Tisztelt Jones úr/stb …
Yours faithfully – Tisztelettel/Üdvözlettel
Yours sincerely – Tisztelettel/Üdvözlettel

Válasz egy hirdetésre

With reference to your advert in the current issue of … – A … aktuális számában megjelent hirdetésére hivatkozva …
I have read your advertisement in the July issue of … – Olvastam hirdetését a … júliusi számában
In your advertisement you state that …. – A hirdetésében Ön azt állatja, hogy …
Could you confirm that … – Meg tudná erősíteni, hogy …

Hivatkozás egy levélre

Thank you for your letter of December 3rd giving me information about … – Köszönöm a december 3-i levelét, amelyben tájékoztat a …-ról/-ről

Részletek megerősítése

I am writing to confirm my telephone order of this morning. I would like to order … – Azért írok, hogy megerősítsem a reggeli telefonos rendelésem. Szeretnék rendelni …
I would like to confirm my booking of (one double room) for (three) nights, arriving on (Thursday 15th July), and leaving on (Sunday 18th). – Szeretném megerősíteni a szobafoglalásom, amely egy (két) ágyas szobára, (három) éjszakára vonatkozik, július 15-i érkezéssel és 18-i (vasárnap indulással).

Ha kérünk valamit

I would be grateful if you would send me a … – Hálás lennék, ha küldene nekem egy …
Could you possible send me … – Esetleg tudna nekem küldeni egy …

Ha megköszönünk valamit

Thank you once again for your help. – Még egyszer köszönöm a segítségét.
I would like to thank you for … – Szeretném megköszönni a …-t /hogy …
Thank you for … – Köszönöm a …-t/hogy …

Ha panaszt teszünk

I am writing to complain about … – Azért írok, hogy panasz tegyek a …-tal kapcsolatban.
Last week I bought a … . It is not working and I would like to return it for a full refund. – Múlt héten vásároltam egy …-t. Nem működik és szeretném, ha a teljes árát visszatérítenék.

Hogyan fejezzük be a levelet

I hope you will give this matter immediate attention. – Remélem, hogy azonnal figyelmet tud szentelni ennek az ügynek.
I look forward to hearing from you as soon as possible. – Várom válaszát amilyen hamar csak lehetséges.